Uma informação importante a respeito do SPED foi divulgada recentemente em um site especializado em notícias sobre finanças: o projeto compromete mais as pequenas e médias empresas. A matéria busca alertar que o porte menor, não necessariamente, implicará em menor investimento ou impacto com as novas exigências. Por esse motivo, é necessário que as PMEs, busquem caminhos para minimizar o impacto do SPED em seus negócios. Seguir os alguns passos, pode contribuir para isso. Confira!
- Saber de todos os prazos: Cada projeto do SPED tem um prazo diferente. É importante ter atenção à data correta de envio oficial de documento a documento. A NF-e, por exemplo, tem o próximo vencimento, para aproximadamente 40 mil contribuintes em setembro de 2009.
- Verificar se a empresa está obrigada: O enquadramento na obrigatoriedade da NF-e foi construído com base no ramo de negócio das empresas. Quem está obrigado recebe comunicação da Receita Federal sobre seu enquadramento. Porém, mesmo não tendo sido convocada de ofício, a empresa ser enquadrada. Para saber a respeito, é necessário consultar a lista de empresas obrigadas, disponível nos sites das Secretarias da Fazenda de cada Estado.
- Providenciar a inscrição no projeto: Após ter verificado se está enquadrado na obrigatoriedade, o contribuinte deve providenciar o credenciamento de seu estabelecimento, conforme procedimentos previstos no site da SEFAZ de seu Estado. Em geral, é necessário inicialmente preencher um formulário e seguir procedimentos específicos de cada Secretaria.
- Preparar sua infra-estruruta de TI: O contribuinte deve verificar se sua estrutura de hardware e software é compatível com a emissão da NF-e. Basicamente, é necessário ter: acesso à internet, preferencialmente banda larga, um servidor para armazenamento das NF-e, impressora (laser ou formulários contínuo) para o DANFE, um ERP preparado para o envio da NF-e e uma solução de emissão e envio das notas à SEFAZ.
- Revisar processos da empresa e dados do sistema ERP: A empresa precisa estar atenta principalmente aos processos de venda e saída de produtos, pois as informações deles irão compor a NF-e. Além disso, alguns dados como CNAE e código do município que não precisariam constar nos cadastros, na NF-e derão obrigatoriamente constar.
- Emitir NF-e em período de testes: Antes da emissão oficial, quando termina o prazo, em setembro desse ano, o contribuinte precisa passar obrigatoriamente por um período de homologação da emissão de NF-e. Após solicitar autorização da receita, os testes podem ser iniciados em seguida, de preferência no máximo 30 dias antes do vencimento do prazo.
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